Выдача, оформление и не только: чем отличается копия от дубликата документа?

При обращении в любое официальное учреждение вам понадобится предъявить определенные документы. Без такой процедуры нельзя устроиться на учебу или работу, зарегистрировать брак, рождение или смерть, оформить право собственности на имущество, пройти таможенный контроль и многое другое.

При этом всегда оговаривается, какой тип документов вы должны предоставить. Как не запутаться среди всех этих оригиналов, копий и дубликатов? Разбираемся вместе.

Что такое подлинник?


Оригиналом, или подлинником, называют первый или единственный изготовленный экземпляр. Это значит, что оригиналом может считаться только та официальная бумага, которая создается в первый раз и является уникальным первоисточником.

Но несмотря на индивидуальные характеристики, есть случаи, когда одновременно создаются сразу несколько экземпляров подлинника. Например, если заключается договор между сторонами, которые имеют равные права и обязанности, то свой оригинальный документ получает каждая из таких сторон. Тексты бумаг при этом полностью совпадают, все они считаются подлинными и имеют полную юридическую силу.

Бывает и так, что разные экземпляры оригинала имеют разный текст, но при этом признаются юридически равносильными и одинаково аутентичными. Так происходит, например, при составлении международной документации на нескольких языках. Подлинность каждого варианта в этих случаях удостоверяется с помощью подписей и печатей сторон.

Что такое дубликат?


Дубликатом называется повторный экземпляр изначальной бумаги. Какие существуют правила выдачи дубликата документа и в чем его отличие от копии?

Документ дублируется, если оригинал по каким-то причинам стал недоступен (потеря, кража, безвозвратная порча и т.д.). Запросить выдачу может физическое лицо или организация при условии предоставления оговоренных законом подтверждений его прав и полномочий.

Дубликатом пользуются для полной замены подлинной документации, поэтому дубликату передается юридическая сила исходника. Содержание оригинала полностью повторяется, но присваиваются собственные реквизиты – обновляют регистрационный номер, серию, дату выдачи и т.п. Это нужно для идентификации действующего варианта: изготовление дубликата отменяет силу не только исходного оригинала, но и всех предыдущих дубликатов.

Согласно основным правилам выдачи, соблюдаются такие формальности:

  1. В большинстве случаев форма выдачи у дубликата и оригинала идентичны. Это значит, что для изготовления повторного экземпляра используют те же официальные бланки, как и для печати подлинника.
  2. В верхнем правом углу на повторном документе ставится пометка «Дубликат». С этого момента считается аннулированной юридическое действие всех выданных до этого экземпляров. Их использование становится неправомерным с момента изготовления дубликата.
  3. Каждому дубликату присваивается порядковый номер. Он ставится на документе для отмены действия более ранних экземпляров.
  4. Дубликат удостоверяется через повторное проставление подлинных подписей и печатей.

Итак, дубликат – это копия или оригинал? С юридической точки зрения, это новый подлинник документа, полная замена первичного экземпляра, которая перенимает на себя юридическую силу оригинала и делает его недействительным.

Что такое копия?


Копия – это документ, который в точности повторяет информацию подлинника. Печатать копию не обязательно на официальном формуляре – для этого можно воспользоваться обычным листом бумаги или любым другим носителем. Более того, существуют и электронные копии, когда документ полностью переводится в цифровой, виртуальный формат с помощью сканирования или фотографирования.

Чем же копия отличается от дубликата? Скопированный документ не признается одним из подлинных экземпляров. При этом он полностью и абсолютно точно повторяет весь текст оригинала, в том числе – реквизиты выдачи, печати и подписи должностных лиц (даже в тех случаях, когда такие лица уже не занимают соответствующих должностей или утратили необходимые полномочия).

Чтобы копия получила определенную юридическую силу, ее необходимо заверить по правилам, прописанным в законодательных актах.

Однако даже после прохождения процедуры заверения копия не может окончательно заменить подлинный документ: предъявление оригинала обязательно потребуется при совершении многих юридических операций (банковские операции, получение удостоверяющих личность документов и т.д.).

Еще одно отличие дубликата от копии документа состоит в том, что с конкретного оригинала можно сделать неограниченное количество копий, использование которых будет одинаково правомерным. Тогда как действующий дубликат может быть только один, и при его наличии пользоваться исходным подлинником будет уже нарушением закона.

Отличие заверенной копии от обычной


Отметка о заверении скопированного экземпляра нужна для того, чтобы подтвердить, что информация в копии полностью соответствует оригинальному документу. Грамотно оформленное заверение наделяет копию частичной юридической силой.

Чтобы не ошибиться, важно помнить о том, что любое предприятие или организация имеет право заверять только те документы, подлинники которых были созданы ею же самой. В иных случаях для получения копией законно подтвержденного статуса и соответствующей силы понадобится нотариальная процедура.

Только через нотариуса можно удостоверить и копии таких документов, в которых речь идет о личных данных и правах конкретного человека. К ним относятся:

  • свидетельство о рождении ребенка;
  • акт о регистрации гражданского состояния (заключение или расторжение брака);
  • свидетельство о смерти;
  • документы о правах собственности на наследство;
  • документы о трудовом стаже и доходах и т.п.

Исключительно нотариат заверяет и такие копии, которые выполнены путем перевода текста оригинального документа с иностранного языка. Действительную отметку о заверении вообще не сможет получить копия, текст которой пропечатан нечетко или содержит разного рода исправления (частично стерт, замазан, изменен, дописан).

Как оформляются дубликат и копия?


Подведем итоги. Копия и дубликат – в чем разница? При оформлении названных вариантов документа нужно учитывать следующие основные отличия:

  1. Цель применения. Дубликат нужен, чтобы сделать замену оригинала. Поэтому он имеет свой порядковый номер и реквизиты выдачи. Отметка «Дубликат», подпись и печать наделяют его юридической силой оригинала. Копия делается для точного воспроизведения текста подлинника. При заверении приобретает частичную силу, но не заменяет исходный документ.
  2. Форма выдачи. Дубликат изготавливают на таком же формуляре, что и первоначальный экземпляр. Копия может быть выполнена на листе бумаги, в уменьшенном или увеличенном размере, в электронном виде.
  3. Возможное количество. Равноценных копий с одного документа можно сделать неограниченно много. Действующий дубликат может существовать только один (как замена оригиналу).
  4. Наличие порядкового номера. Копии нумеруются лишь при условии ограниченности их распространения (например, секретная документация). Дубликату порядковый номер присваивается обязательно.
  5. Воздействие на подлинный документ. Дубликат аннулирует оригинал и делает его использование незаконным. Копия только воспроизводит содержание исходника.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Какая разница
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: