При обращении в любое официальное учреждение вам понадобится предъявить определенные документы. Без такой процедуры нельзя устроиться на учебу или работу, зарегистрировать брак, рождение или смерть, оформить право собственности на имущество, пройти таможенный контроль и многое другое.
При этом всегда оговаривается, какой тип документов вы должны предоставить. Как не запутаться среди всех этих оригиналов, копий и дубликатов? Разбираемся вместе.
Что такое подлинник?
Оригиналом, или подлинником, называют первый или единственный изготовленный экземпляр. Это значит, что оригиналом может считаться только та официальная бумага, которая создается в первый раз и является уникальным первоисточником.
Но несмотря на индивидуальные характеристики, есть случаи, когда одновременно создаются сразу несколько экземпляров подлинника. Например, если заключается договор между сторонами, которые имеют равные права и обязанности, то свой оригинальный документ получает каждая из таких сторон. Тексты бумаг при этом полностью совпадают, все они считаются подлинными и имеют полную юридическую силу.
Бывает и так, что разные экземпляры оригинала имеют разный текст, но при этом признаются юридически равносильными и одинаково аутентичными. Так происходит, например, при составлении международной документации на нескольких языках. Подлинность каждого варианта в этих случаях удостоверяется с помощью подписей и печатей сторон.
Что такое дубликат?
Дубликатом называется повторный экземпляр изначальной бумаги. Какие существуют правила выдачи дубликата документа и в чем его отличие от копии?
Документ дублируется, если оригинал по каким-то причинам стал недоступен (потеря, кража, безвозвратная порча и т.д.). Запросить выдачу может физическое лицо или организация при условии предоставления оговоренных законом подтверждений его прав и полномочий.
Дубликатом пользуются для полной замены подлинной документации, поэтому дубликату передается юридическая сила исходника. Содержание оригинала полностью повторяется, но присваиваются собственные реквизиты – обновляют регистрационный номер, серию, дату выдачи и т.п. Это нужно для идентификации действующего варианта: изготовление дубликата отменяет силу не только исходного оригинала, но и всех предыдущих дубликатов.
Согласно основным правилам выдачи, соблюдаются такие формальности:
- В большинстве случаев форма выдачи у дубликата и оригинала идентичны. Это значит, что для изготовления повторного экземпляра используют те же официальные бланки, как и для печати подлинника.
- В верхнем правом углу на повторном документе ставится пометка «Дубликат». С этого момента считается аннулированной юридическое действие всех выданных до этого экземпляров. Их использование становится неправомерным с момента изготовления дубликата.
- Каждому дубликату присваивается порядковый номер. Он ставится на документе для отмены действия более ранних экземпляров.
- Дубликат удостоверяется через повторное проставление подлинных подписей и печатей.
Итак, дубликат – это копия или оригинал? С юридической точки зрения, это новый подлинник документа, полная замена первичного экземпляра, которая перенимает на себя юридическую силу оригинала и делает его недействительным.
Что такое копия?
Копия – это документ, который в точности повторяет информацию подлинника. Печатать копию не обязательно на официальном формуляре – для этого можно воспользоваться обычным листом бумаги или любым другим носителем. Более того, существуют и электронные копии, когда документ полностью переводится в цифровой, виртуальный формат с помощью сканирования или фотографирования.
Чем же копия отличается от дубликата? Скопированный документ не признается одним из подлинных экземпляров. При этом он полностью и абсолютно точно повторяет весь текст оригинала, в том числе – реквизиты выдачи, печати и подписи должностных лиц (даже в тех случаях, когда такие лица уже не занимают соответствующих должностей или утратили необходимые полномочия).
Чтобы копия получила определенную юридическую силу, ее необходимо заверить по правилам, прописанным в законодательных актах.
Однако даже после прохождения процедуры заверения копия не может окончательно заменить подлинный документ: предъявление оригинала обязательно потребуется при совершении многих юридических операций (банковские операции, получение удостоверяющих личность документов и т.д.).
Еще одно отличие дубликата от копии документа состоит в том, что с конкретного оригинала можно сделать неограниченное количество копий, использование которых будет одинаково правомерным. Тогда как действующий дубликат может быть только один, и при его наличии пользоваться исходным подлинником будет уже нарушением закона.
Отличие заверенной копии от обычной
Отметка о заверении скопированного экземпляра нужна для того, чтобы подтвердить, что информация в копии полностью соответствует оригинальному документу. Грамотно оформленное заверение наделяет копию частичной юридической силой.
Чтобы не ошибиться, важно помнить о том, что любое предприятие или организация имеет право заверять только те документы, подлинники которых были созданы ею же самой. В иных случаях для получения копией законно подтвержденного статуса и соответствующей силы понадобится нотариальная процедура.
Только через нотариуса можно удостоверить и копии таких документов, в которых речь идет о личных данных и правах конкретного человека. К ним относятся:
- свидетельство о рождении ребенка;
- акт о регистрации гражданского состояния (заключение или расторжение брака);
- свидетельство о смерти;
- документы о правах собственности на наследство;
- документы о трудовом стаже и доходах и т.п.
Исключительно нотариат заверяет и такие копии, которые выполнены путем перевода текста оригинального документа с иностранного языка. Действительную отметку о заверении вообще не сможет получить копия, текст которой пропечатан нечетко или содержит разного рода исправления (частично стерт, замазан, изменен, дописан).
Как оформляются дубликат и копия?
Подведем итоги. Копия и дубликат – в чем разница? При оформлении названных вариантов документа нужно учитывать следующие основные отличия:
- Цель применения. Дубликат нужен, чтобы сделать замену оригинала. Поэтому он имеет свой порядковый номер и реквизиты выдачи. Отметка «Дубликат», подпись и печать наделяют его юридической силой оригинала. Копия делается для точного воспроизведения текста подлинника. При заверении приобретает частичную силу, но не заменяет исходный документ.
- Форма выдачи. Дубликат изготавливают на таком же формуляре, что и первоначальный экземпляр. Копия может быть выполнена на листе бумаги, в уменьшенном или увеличенном размере, в электронном виде.
- Возможное количество. Равноценных копий с одного документа можно сделать неограниченно много. Действующий дубликат может существовать только один (как замена оригиналу).
- Наличие порядкового номера. Копии нумеруются лишь при условии ограниченности их распространения (например, секретная документация). Дубликату порядковый номер присваивается обязательно.
- Воздействие на подлинный документ. Дубликат аннулирует оригинал и делает его использование незаконным. Копия только воспроизводит содержание исходника.
